In un contesto in cui le imprese investono tempo e risorse in digitalizzazione, nuovi software, automazione dei processi e innovazione, esiste un adempimento che – sorprendentemente – rimane ancora ai margini dell’attenzione di molte realtà italiane: la conservazione digitale a norma dei documenti.
Un tema spesso percepito come “burocratico”, “laterale” o addirittura superfluo, ma che in realtà rappresenta un obbligo di legge imprescindibile.
E soprattutto: un obbligo che non sparisce da solo.
🔍 Perché la conservazione a norma è così importante?
Quando parliamo di conservazione digitale a norma, non ci riferiamo alla semplice archiviazione dei file in una cartella condivisa, su un gestionale o dentro la PEC.
La normativa italiana richiede invece che i documenti vengano conservati tramite un processo strutturato, conforme e tracciato, in grado di garantire nel tempo:
- autenticità
- integrità
- leggibilità
- reperibilità
Quattro elementi essenziali per dimostrare che il documento è originale, intatto e legalmente valido.
Questo significa che archiviare non è sufficiente.
E significa soprattutto che, in caso di controlli, un’azienda che non conserva correttamente i documenti può incorrere in sanzioni, contestazioni fiscali e problemi di compliance.
📜 I riferimenti normativi da cui NON si può prescindere
La conservazione digitale a norma è regolata da un quadro normativo chiaro:
- D.Lgs. 82/2005 – CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
- DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche sulla conservazione
- Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- DM 17 giugno 2014 – Norme specifiche per le Fatture Elettroniche
Norme che definiscono come deve essere gestito un processo di conservazione e quali responsabilità ricadono su chi produce, gestisce o conserva documenti informatici.
📌 Fine anno: il momento in cui emergono (tutte) le criticità
Ogni anno, puntualmente tra novembre e gennaio, molte aziende scoprono che:
- la conservazione non è stata completata
- alcune categorie documentali non sono state inviate in conservazione
- si pensa che la PEC equivalga alla conservazione
- le fatture elettroniche conservate dal SdI NON sono quelle dell’azienda
- si è confuso l’archivio documentale con un sistema di conservazione a norma
Sono errori comuni, ma potenzialmente rischiosi.
Soprattutto perché la normativa non ammette “dimenticanze”.
📂 Quali documenti devono essere conservati a norma?
La risposta breve è: molti più di quanto si pensi.
Ecco alcuni esempi tra i più rilevanti:
- Fatture elettroniche attive e passive
- Registri IVA
- LUL (Libro Unico del Lavoro)
- Bilanci e dichiarazioni fiscali
- Contratti e ordini
- DDT (documenti di trasporto)
- Documenti doganali
- Dichiarazioni, modelli e comunicazioni obbligatorie
- PEC e comunicazioni ufficiali
- Documenti generati da software, gestionali, ERP
- Documenti HR, payroll, compliance e governance
A seconda del settore, possono aggiungersi anche ulteriori categorie obbligatorie.
✨ La buona notizia: attivare la conservazione a norma è semplice (se gestita da professionisti)
La conservazione digitale non richiede stravolgimenti, progetti complessi o modifiche ai sistemi interni.
Se configurata correttamente, può essere:
- attivata in pochi giorni
- integrata con i processi già esistenti
- completamente automatizzata
- conforme alle normative AgID
- senza impatto operativo sulle attività quotidiane
Significa chiudere l’anno in tranquillità, avere documenti sempre reperibili in pochi secondi e soprattutto ridurre il rischio aziendale legato alla non conformità.
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Molte aziende scoprono solo in fase di audit o controllo di non essere allineate.
E in quel momento è troppo tardi per rimediare.
🔎 Possiamo supportarti in:
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- verifica delle categorie documentali coperte
- attivazione del servizio di conservazione a norma
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- integrazione con sistemi e processi esistenti
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