Quando si parla di digitalizzazione aziendale, si pensa spesso a CRM, Business Intelligence, Intelligenza Artificiale, ERP evoluti.
Molto più raramente si guarda invece a quelli che sono i processi amministrativi quotidiani, dove spesso si nascondono le inefficienze più grandi.
Uno dei colli di bottiglia più sottovalutati nelle aziende è infatti la gestione dei DDT passivi e la riconciliazione fattura–DDT–ordine.
Come funziona oggi in molte aziende
In moltissime realtà il processo è ancora questo:
- i DDT arrivano in formato cartaceo
- vengono scansionati
- i dati vengono inseriti manualmente a gestionale
- i documenti vengono archiviati tra cartelle, email e archivi fisici
- qualcuno deve poi riconciliare tutto con fatture e ordini
Si tratta di un processo che, nella pratica, è:
- lento
- oneroso per l’azienda
- completamente manuale
- spesso non conforme a livello di conservazione documentale
- distribuito su più piattaforme, senza un repository unico consultabile
A questo si aggiunge un altro aspetto: il tempo delle persone.
Molte risorse amministrative passano ore ogni settimana a svolgere attività ripetitive di inserimento dati, controllo e ricerca documenti, attività che non generano valore ma sono solo necessarie per far funzionare il processo.
Il problema non è il DDT. È il processo.
Il punto non è il documento di trasporto in sé, ma tutto il processo che gli ruota intorno:
acquisizione, inserimento dati, controlli, riconciliazioni, archiviazione, ricerca.
Quando questi passaggi sono manuali e scollegati tra loro, l’azienda perde:
- tempo
- controllo
- tracciabilità
- efficienza
- e, spesso, anche denaro (tra errori, ritardi e attività amministrative ripetitive)
Oggi questo processo può essere automatizzato
Oggi, grazie all’Intelligenza Artificiale applicata al ciclo passivo, questo processo può essere completamente digitalizzato e automatizzato.
In concreto, un sistema di questo tipo permette di:
- acquisire i DDT con una semplice foto, scansione o caricamento massivo
- estrarre automaticamente i dati dai documenti (fornitore, data, numero DDT, articoli, quantità, ecc.)
- inviare i dati all’ERP aziendale senza inserimento manuale
- riconciliare automaticamente DDT, fatture e ordini
- archiviare tutti i documenti in conservazione digitale a norma di legge
- avere un repository unico dove tutti i documenti sono ricercabili e consultabili in pochi secondi
Il tutto creando un flusso automatico e continuo tra documenti, dati e gestionale aziendale.
Il vero beneficio: organizzativo, non solo tecnologico
Quando si parla di questi progetti si pensa subito alla tecnologia, ma il vero cambiamento è organizzativo.
I benefici principali sono:
- meno attività manuali ripetitive
- meno errori di inserimento dati
- meno tempo perso nella ricerca dei documenti
- più velocità nella registrazione e nei controlli
- maggiore tracciabilità di tutto il ciclo passivo
- archiviazione conforme a norma di legge
- più tempo per le persone da dedicare ad attività a maggior valore
In altre parole, non si tratta solo di “digitalizzare dei documenti”, ma di ripensare e semplificare un intero processo aziendale.
Il tema del ROI
Un aspetto molto interessante di questi progetti è il ritorno sull’investimento.
A differenza di altri progetti IT più complessi, qui si va a intervenire su attività amministrative ripetitive che vengono svolte tutti i giorni, per tutti i documenti.
Questo significa che il risparmio di tempo è immediato e continuo, e di conseguenza anche il ROI tende ad essere rapido, perché:
- si riducono le ore di data entry manuale
- si riducono gli errori
- si riducono i tempi di gestione e registrazione
- si riducono i costi legati alla gestione cartacea e agli archivi fisici
La vera domanda
La vera domanda oggi non è più se abbia senso digitalizzare questi processi.
La tecnologia esiste già, è matura ed è integrabile con i gestionali aziendali.
La vera domanda è un’altra:
Quanto tempo un’azienda può permettersi di continuare a gestire manualmente questi processi?
Perché spesso la vera inefficienza non è nelle grandi decisioni strategiche, ma nelle piccole attività ripetitive che, sommate ogni giorno, diventano un costo nascosto enorme per l’azienda.
Ed è proprio lì che la digitalizzazione e l’Intelligenza Artificiale possono fare la differenza, in modo concreto e misurabile.
